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Como aumentar a produtividade em sua Pastoral da Comunicação

O trabalho da Pastoral da Comunicação muitas vezes traz grande volume de tarefas, e é comum que, ao não tomarmos cuidado, elas rapidamente atrapalhem o rendimento das entregas. Uma das formas de fugir da sobrecarga de tarefas é atuar para otimizar atividades repetitivas usando ferramentas de produtividade. Quer saber quais ferramentas são essas e como começar? Neste post vamos te ajudar a deixar sua Pascom mais produtiva. Confira!

As equipes de Pascom estão acostumadas a fazer trabalhos manuais e muitas vezes até desordenados: a equipe sabe o que tem que fazer e faz, mas não controla essas ações. Esta forma de trabalho funciona, mas pode gerar retrabalho excessivo na medida que ela facilita o esquecimento de atividades pelo caminho.

É comum também que as equipes estejam fixas em um metodologia e, por achar que esta funciona, aplicam-na sem se abrir a novas ferramentas que podem ser mais práticas e aumentar a produtividade. E é nisto que queremos ajudar.

São vários os softwares e aplicativos que permitem a organização de tarefas e, para início de conversa, vamos à parte prática com o Trello. Trata-se de uma ferramenta comum no mercado em termos de gestão simples de atividades, é fácil de usar e também conta com um aplicativo.

O Trello segue a ideia de um quadro. Nele, você pode criar e nomear colunas que atendam às etapas que você deseja controlar. Dentro destas colunas você cria cards que funcionam como post-its, podendo ser movimentados dentro das colunas de acordo com a etapa da tarefa.

Use o Trello em sua Pastoral da Comunicação

Para ficar mais claro, criamos no Trello um modelo de quadro de atividades para Pastorais da Comunicação. Você pode criar uma conta no Trello e depois acessar nosso modelo clicando na imagem acima. Também deixamos algumas explicações nos quadros para facilitar sua compreensão e do restante da equipe.

Para copiar o quadro do Trello e poder editar, crie uma conta na ferramenta, acesse o link da imagem acima e siga os passos que mostramos nesse pequeno vídeo abaixo:

Acessar vídeo

Registre as suas ideias para não perder nada

Tome o cuidado de registrar todas as ideias que seu time de Pascom pensa em executar. É comum que no decorrer dos trabalhos vocês não possam pôr em prática tudo o que gostariam, e infelizmente é normal deixar algumas coisas passarem… até agora! A partir deste momento sua Pascom vai registrar essas ideias todas no Banco de ideias, até que possam executá-las na semana.

Separe as atividades que devem ser feitas na semana

Organize o trabalho da equipe e o seu próprio trabalho criando uma lista com todas as tarefas da semana (se sua Pascom não tem muitas atividades por semana, pode editar no topo do card para “Fazer neste mês”, por exemplo). Isso diminui a possibilidade de que você deixe tarefas para trás, esqueça de coisas importantes e auxilia no controle dos prazos.

Organizar o que precisa ser feito é essencial para que a Pascom atenda a todas as demandas, pois quanto mais a pastoral esteja ativa, mais demandas chegarão e certamente não serão poucas. 

Utilize os quadros do Trello para garantir que as atividades tenham um fluxo saudável de entradas versus saídas, sem que muitas tarefas fiquem pausadas em uma única etapa.

Sua Pastoral da Comunicação pode criar checklists

Crie checklist das tarefas

Os checklists ajudam a controlar tarefas que são repetitivas, que tem poucas mudanças em sua execução, e facilitam a visão clara de cada etapa. Olhar as atividades dessa forma ajuda a Pascom a entender quanto tempo precisará colocar nela, e principalmente faz com que o conhecimento de como fazer algo não se perca com a saída de colaboradores, principalmente os voluntários. 

Digamos que só uma pessoa em sua equipe conhece todas as etapas para publicar um conteúdo de blog em sua instituição. Da criação de conteúdo, encontrar as imagens, redimensioná-las, subir na plataforma, configurar o SEO do texto e publicá-lo, tudo está na mão de um voluntário. 

Caso alguma eventualidade aconteça e essa pessoa precise sair do time, a Pascom vai encontrar alguns desafios no momento que precisar fazer essas atividades sozinha. Se estes processos estivessem registrados em checklists seria bem mais fácil, concorda?

Controle datas de entrega na Pastoral da Comunicação

Crie lembretes 

O Trello permite adicionar algumas notificações que podem te ajudar a não esquecer demandas ou tarefas importantes. Crie o hábito de organizar notificações destas tarefas.

O Trello também permite que você sincronize com sua agenda Google, facilitando o acompanhamento de tarefas junto a outras atividades que você ou a Igreja tenha, por exemplo.

Além destas soluções que o Trello nos trás, nós sabemos que nem só de pão vive o homem, e trazemos mais ferramentas que vão otimizar seu tempo e serviço pastoral no meio digital, acompanhe!

Programação de publicações nas redes sociais

Quando sua Pascom estiver rodando um cronograma bem feito de postagens, o volume de conteúdo pode ser bem alto. Nesse momento, fazer postagens manualmente pode atrasar a produtividade em outras tarefas ou até mesmo perder o tempo correto de algumas delas.

A programação deste tipo de atividade é muito útil, e é encorajada pelo próprio Facebook, que libera esta opção quando preparamos uma postagem direto na plataforma, podemos optar por programar e escolher a data e hora de postagem.

Infelizmente esta opção ainda não está liberada para o Instagram, mas isso é simples de resolver com ferramentas como o mLabs, que possibilita a programação de várias postagens em diferentes redes sociais. A plataforma é simples e ainda tem um bom suporte.

Otimize e-mails na Pastoral da Comunicação com uma plataforma

Envio de e-mails em massa

Os e-mails são poderosos quando direcionados para listas de e-mails de pessoas que querem receber mensagens sobre um tema. Por exemplo, imaginemos que você tem uma lista de e-mails de fiéis que querem mais informações sobre as atividades do Natal e da Paixão de Cristo. Enviar e-mails segmentados para estes contatos aumenta sua chance de retorno do que se você enviasse para todos os e-mails de fiéis que você tem na Pascom.

Uma forma de otimizar estes disparos de e-mail segmentados é utilizando uma plataforma de e-mail marketing, que permite que sua instituição envie certa quantidade de disparos mensalmente, contando com opções de layouts prontos e com fácil usabilidade. Estas plataformas permitem ainda que a equipe consiga monitorar a abertura dos envios.

Falamos mais sobre plataformas de e-mails neste texto, não deixe de ver!

A produtividade está ligada com otimização de tarefas e organização das mesmas. Quando a equipe pastoral adota ferramentas como essas que citamos e as utiliza para expandir seu trabalho fica mais atingir os objetivos definidos com menos obstáculos no caminho.

Uma Pascom produtiva e organizada comunica melhor a vida da comunidade, estimula os próprios membros a se aperfeiçoarem profissionalmente e torna a Igreja uma referência no serviço de divulgação da palavra de Cristo. Nesta construção, conte com as ferramentas da Parresia para integrar a experiência evangelizadora entre seus fiéis!

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